PERFORMANS DEĞERLENDİRME

12/3/2008 · Kategori: PERFORMANS DENETiMi

 

 

 

 

 

 

 

 

PERFORMANS DEĞERLENDİRME

 

I. BÖLÜM

I.1. PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ

 

Örgütlerin ve bireylerin, ekonomilerin, sosyal yaşamın, öğrenme süreçlerinin hızla değişim göstermesi sonucu başarılı olmaları ve yaşamlarını sürdürebilmeleri üstün performans göstermelerine bağlıdır.

            Performans, bir işi yapan bir bireyin, bir grubun, bir birimin ya da örgütün o işle amaçlanan hedefe yönelik olarak nereye varabildiği başka bir deyişle neyi sağlayabildiğinin nicel ve nitel olarak anlatımıdır (Baş, 1999).

            Performans değerlendirme, sadece performansı geliştirmek ve beklenenleri veremeyen çalışanların iyileştirmeye açık alanlarını ortaya çıkarmak değil, kuruma katkı sağlayacak, yaratıcılığı ve yenilikçiliği destekleyecek ve geliştirecek yeterlikte kişileri de ortaya çıkarmayı amaçlamalıdır.

            Örgütlerde mükemmelliği araştırma sürecinde etkili, herkes tarafından kabul gören ve destek verilen bir performans yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesi çok önemlidir. Performans yönetimi; bireyleri, kendi potansiyellerinin farkına varmalarını sağlayacak şekilde motive ederek örgütlerden, takımlardan ve bireylerden daha etkin sonuçlar almak için üzerinde anlaşmaya varılmış amaçlar, performans standartları, hedefler, ölçüm, geri bildirim, ödüllendirme/onurlandırma aşamalarından oluşan sistematik bir yönetim aracıdır (Armstrong, 1991).

            Yeni bir insan kaynakları yönetimi modeli olarak “Performans Yönetimi” kavramı, örgütlerde komuta kontrol anlayışından, bir kolaylaştırıcı liderlik modeline doğru geçişi yansıtır. Bu değişim, gerek çalışan gerek örgüt açısından iş performansının genel anlamda örgütün misyonu ve uzun dönemli stratejik amaçları ile ilişkilendirilmesinin öneminin anlaşılması ile birlikte gerçekleşmiştir (Barutçugil, 2002).

            Performans yönetim sistemi, gerçekleştirilmesi beklenen örgütsel amaçlara ve bu yönde çalışanların ortaya koyması gereken performansa ilişkin ortak bir anlayışın örgütte yerleşmesi ve çalışanların bu amaçlara ulaşmak için gösterilen ortak çabalara yapacağı katkıların düzeyini artırıcı bir biçimde yönetilmesi, değerlendirilmesi, ücretlendirilmesi ya da ödüllendirilmesi ve geliştirilmesi sürecidir (Barutçugil, 2002: s. 125).

            Bir örgütün büyümesi ve varlığını sürdürebilmesi, performansı sürekli gelişmeyi sağlayacak şekilde yönetme becerisine bağlıdır (Baltaş, A. 2002). Performans yönetim sistemi, çalışan ile yöneticinin birlikte gelişme amaçlarını tartışmalarına ve bu amaçlara ulaşmak için ortak bir plan yapmalarına ortam yaratmaktadır. Gelişim planları, örgütün amaçlarına ve çalışanların bireysel ve meslekî gelişmesine katkıda bulunmalıdır.

            Performans yönetimi, dar anlamda çalışanların değerlendirilmesi, derecelendirilmesi, ücretlendirilmesi ve geliştirilmesi sürecinin alt yapısını oluşturan bir insan kaynakları fonksiyonu olarak görülebilir. Ancak, gerçekte performans yönetimi, “hedeflerle yönetim” anlayışı ile özdeştir. Çalışanların işe odaklanması, yeteneklerinin geliştirilmesi ve adanmalarının sağlanması için amaçların belirlenmesi ve bunlara ne oranda ulaşıldığının ölçülmesidir (Barutçugil, 2002).

            Performans yönetimi, çalışan ile yöneticisi arasında iki yönlü ve sürekli iletişime dayanan, karşılıklı beklentileri belirleme ve görüş birliğine varma amacı taşıyan bir ortaklıktır (Dedehayır, 2002).

            Çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilip anladıkları ve daha da önemlisi kendi hedeflerinin oluşturulmasında rol aldıklarında işlerini sahiplenecek ve hedeflere ulaşmak için ellerinden geleni yapacaklardır. Performans yönetim sisteminin temel ilkesi de budur.

 

I.1.1 Performans Yönetim Sisteminin Özellikleri

            Performans yönetim sisteminin özellikleri şu şekilde sıralanabilir (Çırak, 2004):

·   Örgütün, sürekli gelişme ve öğrenen örgüt anlayışını benimsemesine yardımcı olur.

·   Yılda bir kez yapılan subjektif değerlendirme yerine yıl boyunca objektif değerlendirme ve gelişme sağlar.

·   İstenen örgüt kültürünün yerleştirilmesinde önemli bir araçtır. Hedeflerin yaygınlaştırılması aşamasında kişilerin kendilerini örgütün bir parçası olarak görmesini sağlar.

·   Örgütsel ve kişisel hedeflerin entegrasyonunu sağlar.

·   Yeterlik kavramının ve yeterlik analiz tekniklerinin gelişimini sağlar. Bu analizlerin davranışsal konulardaki performans değerlendirmeye temel oluşturmasını öngörür.

·   Performans yönetiminin yalnızca yöneticilerin değil herkesin işi olduğunu vurgular.

·   Performans yönetiminin işleyişi, hedeflerin belirlenmesi süreci ile başlayıp yönlendirme/geri bildirim ve değerlendirme ile devam eder ve gelişim planlaması ile son bulur. 

 

I.1.2. Performans Yönetim Sisteminin Amaçları

            Performans yönetim sisteminin genel amacı örgütsel gelişmeyi  ve çalışanların, hem bireysel hem de ekip halinde bilgi ve becerilerinin sürekli gelişimini sağlayabilecekleri bir kültür oluşturmaktır (Armstrong, 1992).

            Nesnel ölçütlere dayalı olarak oluşturulan performans yönetim sistemi, örgütlerin etkililiğini artıracağı gibi çalışanların da eksiklerini görme ve gidermelerine yardımcı olacak ve bireysel gelişimlerini de destekleyecektir. Ayrıca, iyi bir performans yönetim sistemi örgütte çalışanların iş yaşamında kendilerine olan güven ve saygılarını artıracaktır.

            Performans yönetim sisteminin amacı; sadece geçmişte gösterilen performansın seviyesini ortaya çıkarmak değil, kişi ve örgütlerin geleceğe yönelik potansiyel performanslarını da belirlemek, uygun motivasyon ve yönlendirmelerle gelecekteki performanslarını proaktif bir yaklaşımla yükseltmek olmalıdır (Arslan, 2004).

            Performans yönetiminin amaçları şu şekilde sıralanabilir (Barutçugil, 2002; Çırak, 2004; Palmer, 1993):

·     Örgütsel hedeflerin açık, tanımlanmış bireysel hedeflere dönüştürülmesi.

·     Hedeflerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan performans kriterlerinin belirlenmesi.

·     Belirlenen kriterlere göre çalışanların zamanında ve adaletli değerlendirilmesi.

·     Çalışanlardan beklenen performans sonuçları ile gerçekleşen başarının karşılaştırılması ve değerlendirilmesi.

·     Kişisel performans sorunlarının belirlenmesi.

·     Çalışanın performansının iyileştirilmesi için öneriler geliştirilmesi.

·     Yönetici ile çalışan arasında etkin bir iletişim ve anlayış ortamının yaratılması.

·     Yönetici/çalışan ilişkilerinin güçlendirilmesi.

·     Performansın geliştirilmesi için yönetici ve çalışanın ortak çaba harcaması.

·     Çalışanların başarılarının tanınması ve ödüllendirilmesi.

·     Örgütün ve çalışanın güçlü ve zayıf yönlerinin tanımlanması.

·     Örgütte olağan üstü yetenekli kişilerin saptanması.

·     Eğitime gereksinim duyulan alanların saptanması.

·     Geri bildirimde bulunularak, çalışanların desteklenmesi ve motivasyonlarının artırılması.

·     Eğitim, geliştirme ve kariyer planlaması için gerekli bilginin sağlanması.

·     Örgütün performansında kalıcı gelişmelerin elde edilmesi.

·     Çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerinin teşvik edilmesi.

·     Örgütte sürekli gelişim ve mükemmellik anlayışının ve kalite bilincinin geliştirilmesinin sağlanması.

·     Örgütün sosyal sermayesi olarak “güvenin” tesis edilmesi ve geliştirilmesi.

·     Örgütte olumlu kültür ve iklimin oluşturulması, geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması.

·     Kişisel yeterliklerin geliştirilerek, ilerlemeye açık, kaliteli personelle daha verimli bir çalışma ortamının yaratılması.

·     Çalışanlar ile yönetenler arasında açıklık ilkesine dayalı diyalogun kurulmasının sağlanması.

·     Hedefler ve performans kriterleri konusunda yöneticiler ile çalışanlar arasında ortak bir anlayışın  oluşturulması, herkesin görevinin bilincinde olmasının sağlanması.

·     Çalışanların performansının izlenerek objektif bir ölçme değerlendirme yapılması.

·     Çalışan performansını yönlendirecek, işinde gelişmesini ve geleceğe hazırlanmasını sağlayacak geri bildirim mekanizmasının oluşturulması.

·     Dürüst bir yönetim anlayışını yayarak güvenin yaratılması ve çalışanın moralinin yükseltilmesi.

·     Performans değerlendirme sonuçlarının bireysel ve örgütsel öğrenme sürecinde kullanılması.

·     Bilgi ve deneyim paylaşımının sağlanarak, bilge ve öğrenen örgüt anlayışının kurumda tesis edilmesi. 

            Kısaca, performans yönetim sisteminin temel amacı, bireysel performansın standartlar ve kriterler aracılığı ile belirlenmesi, ölçülmesi ve tarafların bilgilendirilmesi yoluyla bireysel performans ve örgütsel etkililiğin birlikte geliştirilmesidir.

            Performans değerlendirmede amaç, kişiyi bir bütün olarak tüm yönleri ile ele almak ve başarılarını ödüllendirmek, eksikliklerin giderilmesine olanak hazırlamaktır. Temel ilke başarısızlıklardan hareket edip kişiyi cezalandırmak değil, başarılardan hareket edip kişiyi ödüllendirmektir. Performans değerlendirme hangi konumda olursa olsun herkesin kendini gözden geçirmesini sağlayacaktır (Fındıkçı, 2001).

            Performans yönetim sisteminin gerçekten bir bütün olarak anlaşıldığı ve uygulandığı örgütlerde, çalışanlar açısından önem taşıyan bazı özgün yararlarından da söz edilebilir. Böyle bir örgütte çalışanlar (Barutçugil, 2002: s. 128):

·     Kendi performanslarını yönetme sorumluluğunu alırlar.

·     Performans planlarını tasarlar ve yönetirler.

·     Plan doğrultusundaki ilerlemelerini izlerler.

·     Planlanan ve gerçekleşen performanslarını karşılaştırır ve gözden geçirirler.

·     Sürekli iyileştirme ve gelişimin, işlerinin önemli bir parçası olduğunu bilirler.

·     Bireysel performansları ile örgüt amaçlarını ilişkilendirirler.

·     Sonuçların ve yeterliklerin birlikte önemli olduğunu bilirler. Ne yapılacağına odaklandıkları kadar nasıl yapacaklarına ilişkin beceri geliştirirler.

·     Performans değerlendirme görüşmelerini yöneticileriyle birlikte yönlendirirler.

            Çırak (2004) ve Bayar (2002)’a göre ise performans yönetim sisteminin yararları şunlardır:

 

Çalışana Yararları:

·     Çalışan, üstlerinin kendi performansı hakkındaki düşüncelerini bilir ve “fark edilme, tanınma” gereksinimini karşılar.

·     Çalışan, performans konusunda sorumluluk alma yönünde teşvik edilir.

·     Çalışanın, performansı hakkında geri bildirim almasına ve üstleri ile iki yönlü iletişim kurmasına olanak tanır. 

·     Çalışan, kendisinden tam olarak ne beklenildiğini bilir.

·     Çalışan, verilen hedeflere ulaşmak için neler yapması gerektiğini bilir.

·     Çalışan, yöneticisi ile şimdiki durumunu, gelecekteki gelişimini ve eğitim ihtiyaçlarının ne olduğunu tartışır.

·     Çalışan, kendi gelişim düzeyini belirler.

 

Yöneticiye Yararları:

·   Astları ile ilişkilerini ve iletişimini güçlendirir.

·   Ödüllendirilecek ve teşvik edilecek yüksek performanslı çalışanları tespit etmesini sağlar.

·   Yönlendirme yapılacak düşük performanslı çalışanları tespit etmesini sağlar.

·   Çalışandan ne beklenildiğini açıkça ifade eder.

·   Çalışanın performansı ile ilgili daha yapıcı geri bildirim verebilir.

·   Çalışanın yeteneklerini en iyi biçimde kullanması yönünde rehberlik yapar.

·   Kişisel gelişim ve eğitim gereksinmelerini planlar.

·   Karşılıklı güven ve saygıya dayalı yakın iş ilişkileri kurar.

·   Yöneticinin kendi performansını değerlendirmesine yardımcı olur.

Örgüte Yararları:

·     Örgütsel hedef ve amaçların çalışanlara duyurulmasını sağlar.

·     Örgüt ve takım hedeflerinin kişisel hedeflere entegrasyonunu sağlar.

·     Bireysel katkıların ayırt edilmesini sağlar.

·     Örgütte güçlü ve sağlıklı ilişkilerin kurulmasına yardımcı olur.

·     Terfi, nakil, ödül, ücret artışı vb insan kaynakları alanlarındaki diğer kararlar için bir alt yapı oluşturur.

·     Örgüt genelinde eğitim ve gelişim gereksinmelerinin tespit edilmesini sağlar.

·     Tanımlanmış gereksinimleri karşılamak için etkin gelişim ve eğitim programları düzenlenmesini sağlar.

·     Kariyer planlamasına olanak verir.

·     Yönetim bilgi sistemine kaynak teşkil eder.

·     Örgütün verimliliğini artırır.

·     Örgütün etkililiğini artırır.

            Çalışanların performans değerlendirilmesinin mutlaka bilimsel bazı kriterler ve ilkeler çerçevesinde yapılması gerekir. Bu ilkeler şu şekilde özetlenebilir (Aktan, 2000; Erdoğan, 2000; Başaran, 1985):

·     Performans değerlendirmenin yönü örgütsel amaçlar olmalıdır.

·     Değerlendirme sistemi yönetici ve çalışan ayrımı yapmadan örgütün tüm üyelerini kapsamalıdır.

·     Değerlendirmenin konusu çalışanın özel yaşamından çok, örgütteki yaşamı olmalıdır.

·     Değerlendirme yaparken çevre değişkenleri de gözetilmelidir.

·     Değerlendirme kriterleri objektif ve ölçülebilir olmalıdır.

·     Kriterler yapılan işle ilgili olmalıdır.

·     Performans kriterleri, çalışanlar tarafından önceden bilinmelidir, çalışanların performans değerlendirme kriterlerinin neler olduğunu bilmeleri gereklidir.

·     Performans değerlendirme formlarında eğer bir puanlama yer alıyorsa bu puanların dağılımında da yine objektiflik esas alınmalıdır.

·     Performans değerlendirme kriterleri tespit edilirken amacın başarıyı tanımak ve ödüllendirmek olduğu unutulmamalıdır.

·     Performans değerlendirme kriterleri tespit edilirken çalışma sonuçlarının ölçülmesine özen gösterilmelidir.

·     Çalışanın liderlik ve yöneticilik yeteneği de performans değerlendirme ve ölçülmesinde dikkate alınmalıdır.

·     Performans değerlendirme bireysel ve örgütsel yaratıcılığı özendirmelidir. Çalışanın kendine özgü olarak ortaya koyduğu ürün değerlendirmede dikkate alınmalıdır.

·     Bir kişinin yaptığı değerlendirmeler yanlılığa ve yanılgıya açıktır. Bu nedenle değerlendirme sürecine genel bir katılım özendirilmelidir.

·     Değerlendirme yargıları için kullanılacak ölçüt sayısı çoğaldıkça değerlendirmenin nesnelliği artar. Bu durumda değerlendirme için kullanılacak ölçüt sayısının mümkün olduğunca birden fazla olması gerekir. Fakat değerlendirme ölçütlerinin gereğinden fazla olması da değerlendirme sürecini karmaşıklaştırabilir ve amaçtan sapmalara neden olabilir.